„Mittelständler sollten ihre Flexibilität noch mehr zugunsten der Mitarbeiter einsetzen“

Dr. Adreas Hoff

Wie Betriebe und ihre Mitarbeiter Arbeitszeit organisieren, steht seit mehr als 30 Jahren im Mittelpunkt der Tätigkeit von Dr. Andreas Hoff. 1983 hat er die erste Arbeitszeitberatung in Deutschland gegründet und seither über 2.000 Projekte persönlich begleitet. Bei Arbeitgebern und bei Gewerkschaften ist er als Berater und Gutachter gefragt. Bereits zweimal wählte das Personalmagazin den Arbeitszeitexperten in den Kreis der 40 führenden Köpfe im Personalwesen. Wir wollten von ihm wissen, wie mittelständische Unternehmen ihre Arbeitszeitsysteme anpassen und weiterentwickeln können, um einem sich ständig verändernden wirtschaftlichen Umfeld gerecht zu werden.

Talente: Herr Dr. Hoff, Sie beschäftigen sich seit Jahrzehnten mit der optimalen Gestaltung der betrieblichen Arbeitszeit. Was macht bis heute den Reiz dieses Themas für Sie aus?

Andreas Hoff: Bei nahezu allen wichtigen Aspekten, mit denen Betriebe zu tun haben, ist die Arbeitszeit ein wesentlicher Stellhebel: Sie beeinflusst beispielsweise die Wettbewerbsfähigkeit am Absatzmarkt genauso wie ihre Arbeitgeberattraktivität. Bei der Vereinbarkeit von Beruf und Privatem spielen flexible Arbeitszeiten eine zentrale Rolle, sie haben Einfluss auf die Gesundheit und Beschäftigungsfähigkeit der Mitarbeiter und sind ganz grundsätzlich ein bestimmendes Element der Unternehmenskultur. Arbeitszeit ist also ein äußerst vielfältiges und spannendes Thema.

Digitale Technologien machen es möglich, unabhängig von Ort und Zeit rund um die Uhr zu arbeiten. Grenzen setzen das Arbeitszeitgesetz sowie tarifliche und betriebliche Regelungen. Wie sehen ideale Rahmenbedingungen aus, die unserer modernen Arbeitswelt gerecht werden?

Die gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich der Tageshöchstarbeitszeit, einer Mindestruhezeit und der Sonntagsruhe lassen ausreichend Spielraum, um die Anforderungen der Digitalisierung zu bewältigen. Ich halte es für sinnvoll, Tarifregelungen als Eckwerte zu nutzen und Sondersituationen entsprechend dem Bedarf individuell zu regeln, beispielsweise auf Basis einer 35-Stunden-Woche. Mein Lieblingsmodell ist eine von den Mitarbeitern immer wieder frei wählbare Vertragsarbeitszeit zwischen 30 und 40 Stunden in der Woche.

Mehr Selbstverantwortung für die Mitarbeiter bedeutet gleichzeitig mehr Organisationsaufwand für alle Beteiligten. Können mittelständische Unternehmen diesem Anspruch gerecht werden?

Auf kurzfristige Veränderungen reagieren zu müssen, ist für die Mittelständler nichts Neues. Schon immer mussten sie beispielsweise schwankende Auftragslagen bewältigen und ihr Personal entsprechend flexibel einsetzen. Nichts anderes passiert, wenn ein Mitarbeiter zum Beispiel seine Arbeitszeit zunächst verringern und später wieder aufstocken will. Es ist doch gerade die Stärke kleinerer Betriebe, flexibel mit ihren Beschäftigten umzugehen und individuelle Absprachen zu treffen. Künftig wird das sogar noch mehr an Bedeutung gewinnen, wenn die Betriebe als Arbeitgeber attraktiv und konkurrenzfähig bleiben wollen.

Wie kann ein Betrieb vorgehen, um das optimal passende Arbeitszeitsystem zu finden?

Entscheidend ist, die Mitarbeiter in die Konzeptentwicklung einzubinden. Das sollte vor allem im Rahmen von Workshops und Gruppendiskussionen geschehen. Die Beschäftigten haben in der Regel ein sehr gutes Gefühl dafür, wie sich ein vorhandenes System verbessern und weiterentwickeln ließe. Ich empfehle, fünf bis zehn Prozent der Belegschaft und möglichst Vertreter aus allen Mitarbeitergruppen zu beteiligen. Wenn das neue System steht, sollte es in einer Pilotphase möglichst im gesamten Betrieb getestet und anschließend evaluiert werden. Danach kommt die Entscheidung: Weitermachen, ja oder nein – und eventuell mit welchen Änderungen? Alle circa zwei Jahre sollte ein eingeführtes Konzept auf den Prüfstand gestellt und gegebenenfalls angepasst oder ersetzt werden.

Flexible Arbeitszeitmodelle sollen den Spielraum der Beteiligten erhöhen. Welche Punkte müssen in einem guten System trotzdem geregelt werden?

Das hängt davon ab, um welches System es sich handelt. In selbstgesteuerten Konzepten, die auf Vertrauen basieren, braucht es einen allgemeinen Arbeitszeitrahmen und Spielregeln für die Erreichbarkeit des Einzelnen oder der Gruppe. Dabei ist außerdem die Frage zu klären, was als Arbeit definiert wird. Arbeitsverträge können hier Anhaltspunkte bieten. Auch die Grenzen für Plus- und Minusstunden auf den Arbeitszeitkonten müssen gegebenenfalls festgelegt sein. In disponierten Systemen, wie den Schichtmodellen, ist ein guter Planungsprozess erforderlich mit ausreichend Vorlaufzeit, damit sich die Mitarbeiter auf Änderungen ihrer Schichten einstellen können. Geregelt werden sollte zudem, wie die Wünsche der Beschäftigten bei der Planung berücksichtigt werden können.